Comment rédiger et remplir un document de façon professionnelle ?
Dans un contexte professionnel, la rédaction et l’édition de documents font partie des tâches les plus courantes. Il s’agit d’un savoir-faire transversal qui est utile pour de nombreux corps de métiers. Cette compétence est d’autant plus importante qu’elle permet de vous démarquer, car le plus souvent, peu de collaborateurs au sein de votre institution maîtrisent parfaitement les codes de la mise en page et de la rédaction de documents.
Ainsi, voici quelques astuces qui vous permettront d’améliorer grandement la qualité des documents que vous soumettrez à vos collaborateurs.
Travailler à partir d’un document PDF existant
Vous avez certainement déjà souhaité modifier un document existant pour n’en changer que certaines informations ? Ou bien avez-vous déjà voulu remplir un document PDF en ligne parce que vous êtes soumis à une deadline proche et n’avez pas accès à une imprimante ?
Dans ce genre de cas de figure, la meilleure chose à faire est d’utiliser un outil en ligne qui vous permet de convertir des documents PDF au format Word. Il existe plusieurs outils en ligne vous permettant d’éditer vos formulaires et documents PDF, mais passer par le site web officiel d’Adobe Acrobat possède plusieurs avantages.
En effet, vous avez la possibilité de créer un compte sur le site d’Adobe, ce qui vous donne accès à un espace de stockage en ligne contenant tous les documents que vous avez transformés au format .docx (Word). Concernant la modification de vos documents, vous pouvez soit la faire en local sur votre ordinateur, en téléchargeant le document au format Word, soit l’effectuer en ligne grâce à l’éditeur en ligne Microsoft Word proposé par le site d’Adobe.
Une fois que vous avez terminé de travailler, il vous suffit de télécharger le document au format PDF. La mise en page initiale sera conservée, et votre document sera prêt à être transmis à vos collègues ou à votre hiérarchie.
Respecter la charte graphique de votre entreprise
Chaque entreprise possède ses propres normes en termes de mise en page et de rédaction de documents officiels. Si vous ne savez pas quels sont ces codes, sachez qu’ils figurent le plus souvent au sein de la charte graphique mise en place par le service communication ou par les services centraux de votre entreprise.
Cette charte graphique est normalement extrêmement précise, car elle donne des recommandations sur le style des titres et des paragraphes, l’utilisation de couleurs avec des codes RVB ou hexadécimaux très précis, l’interlignage à utiliser ou encore les marges. Pour ce qui est des polices d’écriture, certaines entreprises peuvent recourir à la création de leur propre police d’écriture, qu’il convient de télécharger sur son poste de travail pour pouvoir rédiger correctement vos documents officiels.
Si le logotype de votre entreprise doit figurer sur un document officiel, d’autant plus si celui-ci est transmis à des personnes hors de votre institution, des consignes sont également données quant à la bonne utilisation de ce logotype. Généralement, vous devez respecter les proportions du logotype et ne pas le déformer, ni en tronquer une partie. Il est également souvent impossible de mettre le logotype de votre entreprise sur des fonds de couleur.
Enfin, voici quelques recommandations d’usage pour la mise en forme de vos documents : n’utilisez pas plus de deux polices d’écritures, et évitez d’utiliser plus de trois couleurs. De plus, n’abusez pas du gras et du souligné et servez-vous en uniquement pour mettre l’accent sur des données précises ou de courtes phrases importantes telles que des conclusions ou des décisions.
Utiliser une feuille de style et générer une table des matières
Rien n’est pire qu’un document dont les titres sont formatés de façon aléatoire. En effet, un tel document perd énormément en qualité, et son auteur peut être taxé de manque de professionnalisme, sans compter que la lisibilité du document, et donc de son contenu, s’en trouve dégradée. N’oubliez pas que les préconisations quant aux normes de mise en forme des documents figurent dans la charte graphique de votre entreprise.
Pour rédiger un document aux normes, il convient donc d’appliquer des styles à vos titres et à vos paragraphes. Pour ce faire, vous avez la possibilité d’utiliser les styles prédéfinis dans votre logiciel de traitement de texte, mais ils ne correspondront pas forcément à ceux utilisés au sein de votre entreprise. Vous pouvez tout de même les configurer vous-même en modifiant des styles existants ou en créant vos propres styles.
Une fois cette étape préalable effectuée, vous pourrez appliquer les styles que vous avez configurés à chacune des parties de votre texte, à savoir vos différents titres et vos paragraphes. Cela permettra de faire clairement apparaître la structure de votre document, et également de générer automatiquement une table de matières. Ainsi, si les styles ont bien été appliqués aux endroits adéquats, vos lecteurs pourront naviguer très facilement dans un rapport contenant de nombreuses pages.