D’année en année, le rythme de travail augmente dans beaucoup d’entreprises : toujours plus de projets, de tâches, d’objectifs doivent être atteints à la fin du trimestre, de la semaine ou de la journée. Ce qui accroît la pression sur les chefs de projet et leurs équipes, dont la charge de travail est répartie entre de multiples activités. Pour compliquer les choses, des équipes projet de plus en plus dispersées, un flot régulier de nouvelles technologies à gérer et une main d’œuvre mondialisée et constamment disponible rendent la gestion des charges de travail plus complexe que jamais.
Tout ceci contribue à l’accroissement du stress, du turnover au sein des équipes, et à des pertes d’efficacité, qui entraînent in fine une augmentation des coûts pour les entreprises. Et soulignent du même coup l’importance stratégique d’une bonne gestion des ressources à l’ère du digital.
Tout d’abord, qu’est-ce que la gestion des ressources et en quoi est-elle importante ?
Pour tous les gestionnaires de projets, les ressources sont essentiellement les individus qui constituent les équipes, et leur gestion consiste à les organiser au mieux, en répartissant les tâches afin que soient atteints les objectifs des projets, sans provoquer une surcharge de travail au sein des équipes. Le processus pourrait paraître simple, mais il n’en est rien, car les chefs de projet font face à un certain nombre de défis. Ceux-ci vont du manque de visibilité sur les charges de travail et les emplois du temps à l’absence de données sur la performance et l’utilisation des ressources qui rendent impossible une planification précise.
Mais lorsque la gestion des ressources est réalisée correctement, les équipes exécutent les tâches avec une efficacité maximum, et atteignent les meilleures performances. La vitesse d’exécution est optimisée et le moral des équipes est à son zénith. A l’inverse, une mauvaise gestion des ressources augmente le stress chez les employés, ce qui non seulement affecte la productivité, mais aussi la motivation. En raison d’un stress trop élevé, 50% des employés se mettent à la recherche d’un nouvel emploi, et 25% d’entre eux tout simplement démissionnent, selon un récent rapport The Stress Epidemic.
La gestion des ressources est ainsi stratégique non seulement pour le succès des projets mais également pour la santé et le bien être des membres des équipes.
Quelles sont donc les recettes pour gérer au mieux les ressources ?
7 bonnes pratiques sortent du lot.
1 Attendre que les ressources soient disponibles
Il peut être tentant de mettre un projet en route dès le feu vert de la part du management. Mais démarrer un projet sans disposer des ressources adéquates jusqu’à multiplier par trois sa durée, comme l’indique un récent rapport de Gartner.
Retarder le démarrage d’un projet de quelques semaines pour disposer des ressources adéquates peut donc permettre d’éviter des retards conséquents à la livraison.
2 Utiliser des données actualisées
Le seul moyen de gérer efficacement les ressources est de connaître exactement qui travaille sur quoi et quand. Mais cela n’a rien d’évident. Le manque de visibilité est la difficulté la plus couramment rencontrée par les gestionnaires de projet, en particulier lorsque les ressources sont à la disposition de différentes équipes et départements, ce qui est souvent le cas.
95% des professionnels dans les entreprises du tertiaire travaillent simultanément avec plusieurs équipes, selon un rapport du Center of Creative Leadership. Sans une vraie visibilité sur les tâches et projets pris en charge par chaque ressource, il est facile de déséquilibrer les charges de travail.
L’utilisation d’outils permettant de connaître l’importance de la charge de travail de chacune des ressources est donc indispensable, afin de planifier leur utilisation précisément et en temps réel. Des tableurs traditionnels qui doivent être transmis, amendés puis retransmis à plusieurs reprises entraînent un manque de visibilité sur la situation réelle à l’instant t. A cet égard, des plates-formes de gestion du travail collaboratif dans le cloud sont mieux adaptées, car les projets, les tâches et les ressources peuvent être suivis en temps réel, chacun des intervenants disposant d’une même source d’information.
3 Gérer les requêtes entrantes
Des requêtes inappropriées peuvent distraire les membres des équipes et risquent de faire dérailler des projets. La façon dont les équipes gèrent le flux des requêtes entrantes joue un grand rôle dans l’efficacité du travail et le respect des délais. Il est important de mettre en place un processus de gestion des demandes permettant de réceptionner les requêtes, d’écarter les tâches non stratégiques et d’optimiser ainsi la gestion des ressources.
4 Fluidifier les processus
Les ressources sont les biens les plus précieux des entreprises, il convient donc de ne pas les gaspiller. La mise en œuvre de chaque projet doit donc être planifiée de bout en bout afin d’identifier et d’éliminer les redondances et les sous utilisations. Les employés consacrent en moyenne moins de 40% de leur temps de travail à la production des projets qu’ils ont en charge. Les quelques 60% restants sont consacrés à des travaux annexes ou à des tâches administratives. Pour beaucoup de tâches opérationnelles, des processus automatisés peuvent permettre aux membres des équipes de se concentrer sur leurs projets au lieu de consacrer leur temps à des tâches peu productives.
5 Tenir compte des contraintes
Les personnes réputées pour la qualité de leur travail ou pour un savoir-faire particulier sont souvent très sollicitées, car leur intervention a toutes les chances de produire d’excellents résultats. Mais lorsqu’un trop grand nombre de projets fait appel à leur expertise, des retards peuvent apparaître. L’assignation simultanée d’une même personne à un trop grand nombre de projets peut coûter entre 20 minutes et deux heures en termes d’efficacité du travail sur un projet donné selon le cabinet Gartner. Il convient donc d’identifier ces ressources clés et d’organiser les projets en fonction de leur disponibilité, afin que les tâches des autres membres des équipes n’en soient pas entravées.
A cet égard, le principe de Pareto établit qu’en moyenne 80% de la production provient de 20% des ressources. Ceci veut dire que ces 20% seront fortement demandées. Si elles sont surchargées, ceci peut entraîner le déraillement de certains projets, et un accroissement du stress pour ces ressources et les autres membres des équipes.
6 Utiliser la bonne technologie
Utiliser les bonnes technologies permet aux équipes d’optimiser leur performance, mais un trop grand nombre d’outils – ou des outils qui ne s’intègrent pas facilement entre eux, peuvent avoir pour conséquence stress inutile, pertes de temps et transfert de données incorrectes entre les différents systèmes. En moyenne, certains marketeurs utilisent quotidiennement plus de 12 outils différents, selon Hubspot. Il faut donc utiliser les bons outils, mais s’assurer aussi qu’ils fonctionnent bien ensemble. Le but de la technologie doit être de faciliter la vie, et non pas de la compliquer.
7 Garder à l’esprit que les ressources sont avant tout des individus
Comme le dit l’expression : « les plans sont faits pour être modifiés. » Même les projets les mieux conçus, avec des ressources minutieusement gérées rencontrent parfois des obstacles qui peuvent les faire dérailler. Les ressources humaines sont faillibles. La réalisation de certaines tâches peut prendre du retard, et des imprévus peuvent apparaître.
Les gestionnaires de projets doivent être prêts à adapter rapidement leurs plans en fonction des circonstances, et modifier si nécessaire l’organisation des ressources à la volée.
On le voit, la gestion des ressources est un aspect fondamental qui ne doit absolument pas être négligée lors de la mise en œuvre de tout projet en entreprise. Mieux encore, elle doit rester en tête des préoccupations des gestionnaires et responsables à toutes les étapes, car elle conditionne le respect des objectifs et des délais, et plus important encore, la productivité et le bien-être de l’ensemble des intervenants.
