Nous ne demandons plus « avez-vous une adresse mail (ou courriel en français) ? » mais « pouvez-vous me communiquer votre adresse mail ? »
Ce qui fait qu’aujourd’hui, dans la sphère personnelle ou professionnelle, nous envoyons des courriels pour un oui ou pour un non et nous attendons une réponse… par retour, c’est-à-dire dans les minutes qui suivent l’expédition.
Du temps du courrier, il n’était pas rare de recevoir une réponse sous 15 jours, voire 1 mois. Là encore c’est le passé.
Mais, mettons de côté ces histoires de courriels en grand nombre, je voudrais aborder la question des pièces jointes.
Il est fréquent d’envoyer des documents attachés à des courriels.
Je vois passer pas mal de courriels chaque jour, des relations me questionnent souvent pour savoir si leurs pratiques sont correctes ou pas, en terme de contenu et de pièces jointes.
En aparté, j’ai commencé à utiliser internet en 1994 et j’ai développé et mis en ligne mon premier site en 1995 (il va y avoir 20 ans, cette année). J’ai vu évoluer internet, son utilisation, l’évolution de ce que l’on nomme la nétiquette (se bien comporter sur internet. Par exemple, il y a encore des gens qui écrivent leurs courriels en MAJUSCULES, ce qui signifie… je hurle ou du moins je hausse le ton. Sans savoir que c’est… mal élevé et de toute manière illisible). J’ai, ce que l’on nomme, « l’expérience », qui me permet d’endosser le rôle du « vieux sage » (et pas du « vieux singe »).
Au début, il n’était pas possible d’attacher des documents à des courriels, puis de petits documents (de toute manière internet était lent… au début), pour aujourd’hui arriver à une capacité suffisante pour envoyer à peu près n’importe quoi.
C’est ce n’importe quoi, qui devrait préoccuper nombre d’expéditeurs.
Il est possible d’attacher n’importe quel type de document à un courriel, dans la limite des capacités d’expédition et de réception. La limite basse est – généralement – fixée à 5 Mo et la limite haute à 10 Mo. Dans le doute, il faut que le total des documents attaché à un courriel ne dépasse pas 5 Mo.
Si techniquement, nous pouvons attacher n’importe quoi, il peut s’avérer dangereux d’envoyer des documents qui sont modifiables, type Word ou Excel.
Bien entendu, si l’on envoie des documents, en interne dans une société, ou bien à des personnes de confiance, cela ne devrait pas poser de problèmes.
Par contre, dans tous les autres cas, il est préférable des documents non modifiables (ou du moins difficilement modifiables), tel que des documents en format PDF.
N’oublions pas qu’un destinataire peut être malvaillant (même en interne dans une société) et modifier volontairement le contenu pour nuire à l’expéditeur. Même s’il pourra être possible de démontrer que c’est l’expéditeur qui possède le véritable document, un doute subsistera toujours !
Prenons, un exemple, j’envoie un devis à un prospect en format PDF, en fin de compte c’est à peu près l’équivalent d’un document papier. Sauf s’il en a les connaissances et le logiciel nécessaire, il ne pourra que le lire à l’écran ou l’imprimer.
Mais, si je lui envoie la même proposition en format Word. Si le prospect n’est pas honnête, il pourra modifier, le montant, les termes, les quantités,…. Et me retourner signer ma proposition, mis jour pas ses soins.
Quel est le véritable contenu, celui du prospect ou le mien (que j’ai pu modifier entre-temps) ?
Que va-t-il se passer ? Problèmes juridiques, problème de e-réputation (si le prospect fait courir le bruit que je modifie mes propres propositions,..). De toute manière… des problèmes et une perte de temps.
Si j’ai un conseil à vous donner pour éviter tous les problèmes, dans le doute : convertissez tous les documents que vous envoyez en format PDF.
Il sera toujours temps de renvoyer un document sous son format d’origine, si cela s’avère nécessaire et… sans danger.
