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Comment organiser un évènement pour son association ?

Que vous soyez dirigeant d’association ou adhérent actif, vous serez probablement un jour confronté à l’organisation d’un événement associatif. En effet, la vie d’une telle structure passe par l’organisation de telles manifestations, qui se doivent de répondre à des objectifs précis. Pour que ces dernières se passent au mieux et que l’expérience serve l’association, il convient de connaître quelques principes de base. Alors, si vous aussi allez être confronté prochainement à l’organisation d’un événement associatif, voici quelques points utiles sur lesquels travailler.

Bien définir ses objectifs

Le premier point sur lequel vous devez vous pencher concerne la définition de vos objectifs. En effet, organiser un évènement au sein de votre association est une tâche chronophage et souvent stressante pour celui qui en a la responsabilité. Pour minimiser ces effets, il convient dans un premier temps de définir clairement ses objectifs pour être sûr de partir dans la bonne direction.

Rassembler des personnes autour de votre association doit toujours se faire pour une raison précise : recruter d’autres adhérents, faire connaître votre association, favoriser les échanges, accroître vos financements… Vous fixer un objectif clair vous aidera non seulement à canaliser votre énergie, mais permettra aussi aux invités de connaître les raisons pour lesquelles ils sont conviés. En procédant ainsi, vous augmentez les chances que de nombreuses personnes fassent le déplacement pour votre événement, ces dernières le faisant alors en connaissance de cause.

Selon la nature de l’objectif que vous vous serez fixé, votre cible d’invités ne sera pas la même (professionnels, particuliers, hommes, femmes, familles, etc.) et vous pourrez vous y adapter. Ainsi, travailler vos objectifs en amont vous garantit plus de succès le jour J.

Connaître les responsabilités qui incombent à l’organisateur

L’organisation d’un événement associatif n’est pas un acte anodin. Des obligations légales sont à respecter par l’organisateur, sans quoi l’association se risque à des sanctions. Les événements qui visent à accueillir du public notamment doivent faire l’objet d’une déclaration de manifestation auprès des services compétents (mairie ou préfecture). Il faut, entre autres, y indiquer les structures prévues et y joindre votre attestation d’assurance. Si vous comptez occuper l’espace public, un volet est également prévu à cet effet au sein de cette déclaration.

De manière générale, la structure associative doit se référer aux textes prévus par la loi pour l’organisation de son événement. Ainsi, elle devra consulter les articles L2211, L2212 du Code général des Collectivités territoriales et le décret n° 97-646 du 31 mai 1997. L’idéal est d’anticiper vos démarches déclaratives, les délais pouvant différer sensiblement d’une ville à l’autre. À Paris par exemple, il est obligatoire de déclarer toute manifestation 2 mois avant la date de l’événement.

Mais d’autres points sont à respecter pour rester dans un cadre légal. Si vous prévoyez de distribuer des boissons par exemple, il vous faut impérativement être détenteur d’une licence de débit de boisson temporaire pour servir les personnes invitées. Dans le même ordre d’idée, la diffusion de musique doit faire l’objet de démarches auprès de la SACEM et engendre certains frais pour pouvoir le faire en toute légalité.

Dans le cadre de manifestations dites « grand public “(réunissant entre 1 500 et 5 000 personnes), des dispositions particulières doivent par ailleurs être prises, notamment en matière de service d’ordre, afin de pallier aux débordements éventuels. Ainsi, il convient de vous renseigner sérieusement, quelle que soit la nature de votre événement, de sorte à ne pas sortir du cadre instauré par la loi.

Déléguer les tâches

Du fait des nombreuses responsabilités engendrées, des démarches à effectuer et face aux objectifs à atteindre, il est relativement courant d’être rapidement surmené au moment d’organiser un événement associatif.

Pour éviter ces désagréments et la perte de motivation, il est absolument essentiel de pouvoir déléguer l’organisation à plusieurs personnes, qu’il s’agisse de dirigeants ou d’adhérents actifs. En effet, une association se caractérise par le regroupement de plusieurs personnes au sein d’une structure à laquelle ils croient suffisamment pour donner de leur temps.

Ainsi, trouver des contributeurs et des personnes impliquées pour vous aider ne devrait pas être difficile. De plus, cela a l’avantage de responsabiliser et de créer des liens entre les différents membres, ce qui est indispensable à la vie associative. Pour répartir les tâches efficacement, il vous faut d’abord les séparer par catégorie : communication, logistique, administrative… Une fois ce travail fait, vous n’aurez plus qu’à choisir un responsable par catégorie et donner à chacun les objectifs à réaliser avec une date butoir.

Quelques jours ou semaines avant l’événement, pensez à faire ensemble un point sur la situation pour pallier les imprévus éventuels.

Définir le nombre de participants

Au début, au moment de définir vos objectifs, vous avez dû définir votre cible et commencer à chiffrer le nombre d’invitations à envoyer. Cela a dû vous permettre entre autres de faire des estimations et de prévoir les structures, le nombre de repas, etc., nécessaires pour accueillir tout le monde dans de bonnes conditions.

Maintenant, il est temps de vous confronter vraiment à la réalité et d’avoir à votre disposition des chiffres un peu plus concrets, de manière à organiser plus précisément la manifestation. Pour ce faire, vous pouvez vous servir d’outils présents sur le web ou vous aider de Google form, un logiciel permettant de générer un formulaire attractif aux couleurs de votre association et expliquant votre événement à venir.

Ce formulaire peut comporter un champ à remplir ou une case à cocher pour confirmer la venue ou non des personnes. Il faudra être suffisamment exhaustif pour les inciter à se déplacer. Une fois le formulaire prêt, il ne vous reste plus qu’à envoyer le lien par mail ou à le partager sur vos réseaux sociaux et à attendre les réponses de chacun. Celles-ci vous permettront entre autres d’estimer le nombre de participants attendus.

Prévoir des billets pour les événements payants

Si vous décidez de faire participer financièrement les participants, alors vous devrez obligatoirement mettre en place une billetterie. En effet, l’organisation d’un événement public payant est régie par certaines règles et la mise en place d’une billetterie est l’une d’entre elles. Elle peut être tenue par une personne (cas fréquent, mais plus coûteux) ou dématérialisée et nécessite dans ce cas un contrôle informatique. Dans les deux cas, il vous faudra à la fin compter le nombre de billets vendus, annulés, etc., et déterminer vos recettes.

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Olivier Kauf

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